Det elektroniska ärendehanteringssystemet

Elektroniskt ärendehanteringssystem

Myndigheten för digitalisering och befolkningdata

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

PB 123, 00531 Helsingfors

Telefon (växel) 02 9553 6000, e-post kirjaamo(a)dvv.fi

Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Specialsakkunning Jenni Karri

Fågelviksgränden 2, 00530 Helsingfors

Telefon (växel) 0295 535 001, e-post kirjaamo(a)dvv.fi

Telefon (växel) 02 9553 6000, [email protected]

Personuppgifterna i Befolkningsregistercentralens elektroniska ärendehanteringssystem behandlas enligt 6 artikeln i EU:s allmänna dataskyddsförordning för att sköta, administrera och utveckla användarrättigheterna, klientrelationen och Befolkningsregistercentralens olika tjänster. Personuppgifterna behandlas som en del av erbjudandet av Befolkningsregistercentralens lagstadgade tjänster. Bestämmelser om Befolkningsregistercentralens verksamhet och vissa tjänster finns i lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster samt i lagen om förvaltningens gemensamma stödtjänster för e-tjänster (571/2016).

Befolkningsregistercentralens e-tjänst gör det möjligt för Befolkningsregistercentralens kundorganisationer att elektroniskt söka och hantera tjänster som Befolkningsregistercentralen tillhandahåller.

Registeruppgifterna behandlas för att identifiera Befolkningsregistercentralens kundorganisationer och användare i olika kundsituationer. Enligt registeruppgifterna ges användarorganisationerna och användarna använ-darrättigheter till de uppgifter som gäller användarorganisationen och dess användare, såsom ansökningar, beslut och avtal. Registeruppgifterna utnyttjas i kontakten med kundorganisationerna och användarna. Vidare kan uppgifterna användas för att följa upp användningen av tjänsterna och fördelningen av kostnaderna samt för faktureringsuppgifter och statistiska ändamål.

Uppgifterna förvaras under hela klientrelationen.

Det elektroniska ärendehanteringssystemet består av två system som samlar in och använder informationen (SAHAs databas och en CRM-applikation). En del av uppgifterna sparas i båda systemen.

Följande uppgifter sparas i det elektroniska ärendehanteringssystemet:

• Namn
• befattning
• e-post
• telefonnummer
• organisation som personen representerar samt organisationens adress
• övriga uppgifter som angetts i ansökan.

För de personer som registrerat sig i systemet som användare sparas dessutom personbeteckning, användar-namn (e-post) samt det kundkonto som de får använda.

I systemet sparas också alla diskussioner mellan användaren och en representant för Myndigheten för digitali-sering och befolkningsdata som förts i tjänstens meddelandefunktion. Diskussioner som förts per e-post kan dessutom läggas till beslutet som bilaga.

Uppgifterna i CRM och SAHAs bas samlas in från BRC:s e-tjänst där kunderna själva matar in sina uppgifter. Organisationsuppgifter kan även hämtas från företags- och organisationsdatasystemet. Även BRC:s personal med användarrättigheter till systemet kan spara uppgifter.

Personuppgifterna utlämnas inte utanför BRC annat än i specialfall med stöd av lagen (t.ex. myndigheternas rätt att ta del av information).

Personuppgifter lämnas inte ut och överförs inte utanför EU/EES-området.

Datasystemen är skyddade genom identitetskontroll. Servrarna kan endast nås från statens interna nätverk.

Inget automatiskt beslutsfattande och ingen automatisk profilering görs utifrån uppgifterna i personregistret.

Rätt till insyn

Du och din organisation har rätt att be den personuppgiftsansvarige om tillgång till dina egna eller organisationens uppgifter för att granska de uppgifter som finns om er i registret. Dessutom har du rätt att kontrollera att det inte finns uppgifter om dig eller din organisation i registret. Skicka begäran in skriftligt till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas registratorskontor. Var beredd att bevisa din identitet.

Du får uppgifterna inom en månad. Om uppgifterna av motiverade skäl inte kan levereras inom denna tid, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata kan förlänga tidsfristen med högst två månader. I detta fall får du en anmälning om dröjsmålet.

Rätt att yrka på ändring av uppgift

Du har rätt att yrka på att dina personuppgifter ska rättas. Lämna in ett skriftligt yrkande till kontaktpersonen för registret (punkt 2 Personuppgiftsansvarig och kontaktperson). I yrkandet på rättelse ska du nämna vilken uppgift som ska korrigeras och exakt vilken ändring du vill göra eller ange vilka kompletterande uppgifter du vill ha införda i registret. Din identitet kontrolleras när du yrkar på rättelse.

Du har inte rätt att kräva ändringar i händelseuppgifterna samt i avslutade eller raderade fullmakter och full-maktsbegäran.

Begränsningar till den registrerades rättigheter angående behandling av personuppgifter

Merparten av tjänsterna vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata grundar sig på iakttagande av myndighetens lagstadgade skyldighet eller på utövande av offentlig makt. I dessa fall har du inte rätt att kräva att dina uppgifter av tas bort eller överförs till ett annat system.

Du har inte rätt att be om att dina uppgifter tas bort från registret, eftersom behandlingen av uppgifterna grun-dar sig på lagen. Av samma anledning har du inte heller rätt att motsätta dig behandlingen av personuppgifterna.

De registrerade har rätt att besvära sig hos tillsynsmyndigheten angående behandlingen av personuppgifter.

Ytterligare information erbjuds av dataombudsmannens byrå.