ServiceNow-tiketöintijärjestelmän tietosuojaseloste

ServiceNow-tiketöintijärjestelmä

Digi- ja väestötietovirasto

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

PL 123, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Erikoissuunnittelija Pasi Ahola

Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

ServiceNow-tiketöintijärjestelmä mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitetyn hallinnoinnin. Rekisterin tietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden ja käyttäjien yksilöimiseksi ja palvelimiseksi eri yhteydenottotilanteissa.

Digi- ja väestötietoviraston sähköisen asianhallintajärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n ylei-sen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista. Digi- ja väestötietoviraston toiminnasta ja tietyistä palveluista säädetään lisäksi laissa (661/2019) väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016).

Tikettejä säilytetään 2 vuotta.

• etunimi ja sukunimi
• rooli (katselija, käyttäjä, pääkäyttäjä)
• organisaatio
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero

muu tietosisältö:

• asiakkaan lähettämän viestikentän tietosisältö, mahdolliset liitteet sekä yhteydenottotapa

• viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestikentän tietosisältö mahdollisine liitteineen

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään, johon saatetaan liittää Digi- ja väestötietovirastolla tai yhteistyökumppaneilla jo olevaa tietoa asian hoitamiseksi. Käyttövaltuushallinnassa on valmiina Digi- ja väestötietoviraston työntekijöiden yhteystiedot sellaisina kuin ne olivat huhtikuussa 2018 (koskee entisen Väestörekisterikeskuksen työntekijöitä). Uusien työntekijöiden ja konsulttien käyttövaltuudet tallennetaan manuaalisesti pyynnön mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta järjestelmästä, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle. Palvelun toimittaja on Sofigate Oy, jolta Valtori ostaa kyseisen palvelun.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella. Tikettien tietosisältö on salattu. Rekisterin sisältämien tietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan Digi- ja väestötietoviraston sisäisen ohjeistuksen perusteella.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tarkastusoikeus

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tulee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Suurin osa Digi-ja väestötietoviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään.

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta pyytää tietojensa poistamista, koska tietojen käsittely perustuu lakiin. Tästä syystä rekisteröidyllä ei myöskään ole oikeutta vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, tai oikeutta saada tieto-jaan siirretyksi toiseen järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.