Asiakastarina: Vaihdossa suoritettujen opintojen hyväksiluku helpottuu Metropoliassa
Metropolia Ammattikorkeakoulu on tammikuussa 2023 ottanut ensimmäisten suomalaisten korkeakoulujen joukossa käyttöön sähköisen järjestelmän, jonka avulla muualla suoritettujen opintojen hyväksilukua helpotetaan ja yksinkertaistetaan. Uudistuksen yhtenä päätavoitteena on opiskelijan arjen sujuvoittaminen.
Opiskelijavaihto on monelle opiskelijalle ikimuistoinen kokemus. Kun reissu on takana ja arki kotikorkeakoulussa alkaa, pitää ulkomailla suoritetut opinnot saada hyväksiluettua. Opintosuoritusten kirjauttaminen oman oppilaitoksen rekisteriin on tähän asti ollut opiskelijalle niin työläs vaihe, että se on turhauttanut monia.
Nykytilanteessa hyväksilukujen kirjaamista on määrittänyt pitkälti se, kuinka opinnot on kohdekorkeakoulussa rekisteröity ja kuinka nämä tiedot on vaihto-opiskelijoille jaettu. Yhdessä oman tutkinto-ohjelman tai laitoksen hyväksiluvuista vastaavan ohjaajan kanssa asiaa on sitten selvitelty muun muassa erilaisin hakemuksin, dokumentein ja liitetiedostoin.
– Tilanne on ollut opiskelijan kannalta varmasti hyvin turhauttava. Valtaosa hakemuksesta palautuu meillä opiskelijalle puutteellisten tietojen vuoksi. Toinen vaihtoehto on, että opintojen ohjaaja etsii puuttuvat tiedot itse. Joka tapauksessa aikaa kuluu paljon, eikä liitetiedostoihin perustuva malli näin digiaikana oikein toimi, kertoo Metropolian opinto-ohjaaja Mari Rupponen.
Kuva: Metropolia Ammattikorkeakoulu
Helpompaa ja turvallisempaa tiedonsiirtoa
Metropoliassa hyödynnetään Emrex-palvelua, joka mahdollistaa opintotietojen jakamisen sähköisessä, koneluettavassa muodossa eri korkeakoulujen välillä riippumatta siitä, missä maassa oppilaitos sijaitsee. Palvelun ansiosta opintojen hyväksilukuprosessia hoitavien osapuolten elämä helpottuu siinä vaiheessa, kun opiskelija palaa takaisin omaan korkeakouluunsa.
Käytännössä esimerkiksi suomalaisten korkeakouluopiskelijoiden opintosuoritustiedot kootaan oppilaitoksista keskitettyyn tietovarantoon, Virtaan. Virta puolestaan on Emrexin välityksellä yhteydessä verkostoon kuuluviin oppilaitoksiin ympäri maailman. Näin sekä suomalaisessa korkeakoulussa opiskelevan ulkomaalaisen että Suomesta vaihtoon lähteneen opiskelijan suoritustiedot siirtyvät Emrexin välityksellä kotikorkeakoululle.
Opiskelijalta palvelun käyttöönotto ei edellytä toimenpiteitä. Ohjeet opintojen hyväksilukuun ovat oppilaitoskohtaiset.
Opiskelijalle palvelu tuo lisää turvaa, sillä kyseessä on ns. oman datan hallintaan perustuva palvelu. Tämä tarkoittaa, että opiskelija kontrolloi tietojaan itse, ja voi itse valita, mitä suoritustietoja haluaa eri toimijoille jakaa.
– Opiskelijoiden kokemus hyväksiluvuista ja suoritustietojen siirtämisestä paranee Emrexin avulla varmasti. Palvelun välittämä data on todennäköisemmin oikeaa ja luotettavaa, kun se liikkuu suoraan järjestelmien välillä, ilman välikäsiä. Myös tietojen käsittely ja kirjaus omaan opintorekisteriin nopeutuu, kun korkeakoulut saavat datan suoraan koneluettavassa muodossa, sanoo hankkeen projektipäällikkö Tapio Ekholm Metropoliasta.
Laajempi Emrexin käyttö mahdollistaa sen, että ihmiset voivat paremmin hallita, hyödyntää ja luovuttaa eteenpäin itsestä kerättäviä tietoja. Samalla se tukee eurooppalaista tavoitetta kehittää digitaalisia palveluja, sillä se helpottaa ja automatisoi tiedonsiirtoa maiden välillä.
Metropolian opintotiedot liikkuvat sähköisesti yli maarajojen
Metropolia on ensimmäisten suomalaisten korkeakoulujen joukossa ottanut käyttöön Emrex-järjestelmään perustuvan sähköisen palvelun muualla suoritettujen opintojen hyväksilukuun.
Opintotietojärjestelmä Peppi on nyt liitetty yhteen Emrex-järjestelmän kanssa ja se mahdollistaa opintotietojen jakamisen sähköisessä, koneluettavassa muodossa. Näin muualla suoritetut opinnot saadaan osaksi suoritettavaa tutkintoa ilman manuaalisia työvaiheita.
Palvelu helpottaa opintojen hyväksilukuprosessia erityisesti siinä vaiheessa, kun opiskelija palaa vaihdosta Suomeen tai ulkomaiseen kotikorkeakouluunsa.
Uudistus vähentää merkittävästi oppilaitosten ja opiskelijoiden prosessiin käyttämää aikaa. Samalla liikuteltavan datan luotettavuus parantuu, kun tiedot siirtyvät järjestelmästä toiseen ilman välikäsiä.
Korkeakoulujen vastuulle jää ainoastaan päivitetyn Peppi-järjestelmän käyttöönotto ja järjestelmän käyttäjien ohjeistaminen.
Entistä sujuvampi opintojen hyväksilukuprosessi EMREX:n avulla herättää kiinnostusta myös korkeakoulusektorin ulkopuolella. Opetushallituksen koordinoima opintosuoritustietoihin keskittynyt Opiskelu toisessa Pohjoismaassa ja Baltiassa -projekti haluaa nostaa Metropolian hyvän käytännön laajempaan tietoisuuteen. Projekti tekee tiivistä yhteistyötä Digi- ja väestötietoviraston ja Pohjoismaiden ministerineuvoston Cross-Border Digital Services -ohjelman kanssa.
Pohjoismaat eurooppalaisen digitalisaatiokehityksen kärjessä
Pohjoismaiden ministerineuvosto haluaa Pohjoismaiden ja Baltian maiden julkisten digipalveluiden olevan maailman parhaita, ja että alue johtaa eurooppalaista digikehitystä omalla esimerkillään. Ministerineuvoston työn tavoitteena on vakiinnuttaa vuoteen 2030 mennessä Pohjoismaiden asema maailman kestävimpänä ja integroituneimpana alueena.
Ministerineuvoston keskeinen strateginen aloite, Cross Border Digital Services (CBDS) -ohjelma, edistää rajat ylittävien digitaalisten palvelujen yhteentoimivuutta useiden hankkeiden muodossa. Mukana ovat Pohjoismaat, itsehallintoalueet Grönlanti, Färsaaret ja Ahvenanmaa sekä Baltian maat. Työn taustalla ovat yhteiseurooppalaiset uudistukset, kuten asetus digitaalisesta palveluväylästä (SDG), eurooppalaiset yhteentoimivuusperiaatteet (EIF), virallisen tiedon kertakirjausperiaate (OOP) sekä yhteiseurooppalainen tunnistautumis- ja auktorisointijärjestelmä (eIDAS).
Yksi CBDS-ohjelman toteutuksista on Opetushallituksen luotsaama Opiskelu toisessa Pohjoismaassa ja Baltiassa -hanke, joka tekee tiivistä yhteistyötä digitalisaatiota edistävien virastojen, ministeriöiden ja muiden toimijoiden kanssa. Hankkeessa on tunnistettu hyviä käytäntöjä, joista viimeisin on Metropolia Ammattikorkeakoulussa käyttöön otettu uudistus täysin sähköisestä opintosuoritustietojen hyväksilukuprosessista. EMREX:n avulla tehtävä entistä sujuvampi opintojen hyväksilukuprosessi tukee laajempaa eurooppalaista tavoitetta kehittää digitaalisia palveluja, sillä se helpottaa ja automatisoi tiedonsiirtoa maiden välillä.
Hankkeen rahoituksesta ja poliittisesta ohjauksesta vastaa Pohjoismaiden ministerineuvosto. Ministerineuvosto mm. muodostaa kokonaiskuvaa eurooppalaisen digitalisaation tasosta kartoittamalla alueen kansainvälistä matkailua, opiskelua, työntekoa ja liiketoimintaa helpottavia arkkitehtuuriratkaisuja. Parhaat käytännöistä se esittelee kansallisille viranomaisille ja kannustaa hyödyntämään niitä.
