Vaatimukset ulkomaisille asiakirjoille
Kun liität ulkomaisia asiakirjoja valtuushakemukseen, varmista, että ne täyttävät alla olevat vaatimukset.
Yleiset vaatimukset
- Asiakirjojen on oltava alkuperäisiä ja oikeaksi todistettuja. Asiakirjoja ei palauteta, joten ota itsellesi kopiot ennen lähettämistä.
- Asiakirjoissa olevat niitit ja sinetit on jätettävä paikoilleen.
- Asiakirja on enintään 6 kuukautta vanha, kun se toimitetaan Digi- ja väestötietovirastoon.
Valtuushakemuksen liitteeksi tarvitaan
1. Asiakirjat, joilla osoitetaan nimenkirjoitusoikeus
Nimenkirjoitusoikeuden voi osoittaa esimerkiksi ulkomaisella kaupparekisteriotteella tai muulla luotettavalla selvityksellä, josta käy ilmi allekirjoittajien nimenkirjoitusoikeus.
Asiakirjan on oltava
- alkuperäinen rekisterinpitäjän allekirjoittama tai leimaama virallinen rekisteriote. Jos rekisterinpitäjä ei allekirjoita otetta, hyväksymme notaarin tai julkisen notaarin oikeaksi todistamat, allekirjoittamat tai leimaamat otteet.
tai
- muu alkuperäinen ja julkisen notaarin oikeaksi todistama luotettava selvitys.
Jos asiakirja ei ole suomen-, ruotsin- tai englanninkielinen, siitä on toimitettava virallinen ja alkuperäinen käännös jollekin näistä kielistä.
2. Oikeaksi todistettu kopio passista tai henkilöllisyystodistuksesta
Hakemukseen on liitettävä alkuperäinen kopio jokaisen hakemuksen käsin allekirjoittaneen henkilön voimassa olevasta ulkomaisesta passista tai henkilökortista.
- Henkilökortti käy tunnistamiseen vain, jos henkilö on ETA-maan, San Marinon tai Sveitsin kansalainen.
- Kopion tulee olla toimivaltaisen viranomaisen oikeaksi todistama. Selvitä, mikä taho todistaa oikeaksi henkilöllisyystodistuksia maassasi. Toimivaltainen viranomainen voi olla muun muassa julkinen notaari, poliisi, oikeuslaitos.
- Allekirjoittaja voi tunnistautua myös Digi- ja väestötietoviraston palvelupaikassa näyttämällä voimassa olevaa henkilöllisyystodistusta.
Jos oikeaksi todistaminen ei ole suomen-, ruotsin tai englanninkielinen, siitä on toimitettava virallinen käännös jollekin näistä kielistä.
Toimi näin
Asiakirjat tulee aina toimittaa yhdessä valtuushakemuksen ja mahdollisten muiden tarvittavien liitteiden kanssa. Asiakirjat voi toimittaa postitse tai Digi- ja väestötietoviraston palvelupaikkaan.
Postitse asiakirjan voi toimittaa osoitteeseen: Digi- ja väestötietovirasto, PL 1003, 00531 Helsinki.
Jos tuot asiakirjat Digi- ja väestötietovirastoon, tarkista palvelupaikan aukioloajat ja käytännöt palvelupaikan sivuilta. Osa Digi- ja väestötietoviraston palvelupaikoista toimii ajanvarauksella.