Suomi-pisteissä tarjottava DVV:n etäpalvelu
Suomi-pisteissä tarjottavalla DVV:n etäpalvelulla tarkoitetaan Imatralla, Nurmeksessa ja Porvoossa pilotoitavaa viranomaisten yhteistä etäpalvelua, jolla mahdollistetaan asiakkaan käyntiasiointia vastaava henkilökohtainen asiointi viranomaisten etäasiantuntijoiden kanssa kuva- ja ääniyhteydellä. Etäpalvelua annetaan etäpalvelutilassa, joka on esteetön ja yksityinen huone tai moduuliratkaisu, ja jossa on etäpalvelun mahdollistava laitteisto. Etäpalvelujärjestelmä toimii ajanvaraus- ja videokanavajärjestelmänä ja järjestelmään kirjataan vain välttämättömät tiedot asiakkaasta ajanvarausta varten. Kaikki asiointiin liittyvä tieto tallennetaan DVV:n omiin asianhallintajärjestelmiin.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Maisa Gynther, johtaja
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Etäpalvelua käyttävien asiakkaiden henkilötietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden yksilöimiseksi ja palvelimiseksi etäpalvelussa. Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään etäpalvelun ajanvarauksen vahvistamiseksi ja asiakaspalveluun kutsumiseksi sekä asiakaspalvelutapahtumaan saapuvan henkilön tunnistamiseksi.
Itse asiakaspalvelutapahtuman aikana asiakkaasta välittyy etäpalvelua hoitavalle virkailijalle asiakkaan ääni ja kuva videoyhteyden välityksellä. Videoyhteyden lisäksi etäpalvelujärjestelmään kuuluu myös dokumenttikamera, jota käyttäen asiakas voi näyttää asiakirjan tai muun dokumentin virkailijalle ja chat-kanava, jolla virkailija voi viestiä asiakkaalle. Asiakasta voidaan pyytää tunnistautumaan asiakaspalvelutapahtuman alussa tai sen aikana. Tunnistautuminen voi tapahtua suomi.fi-tunnistautumisena, tai etäpalvelupisteessä työskentelevän palveluneuvojan toimesta virallista henkilöllisyysasiakirjaa käyttäen.
Asioinnin päätyttyä asiakasta voidaan pyytää antamaan palautetta joko etäpalvelujärjestelmässä tai tekstiviestitse. Asiointitietoja saatetaan lisäksi käyttää tilastointiin, kuten tietyn ajanjakson aikana tapahtuneiden asiakaspalvelutapahtumien kokonaismäärien seurantaan.
Etäpalvelussa käsiteltävien yhteydenottojen sisältämiä henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisiä viranomaispalveluita. Henkilötietojen käsittely on tarpeellista ja välttämätöntä Digi- ja väestötietovirastolle kuuluvien yleisen edun mukaisten tehtävien suorittamiseksi. Digi- ja väestötietoviraston toiminnasta ja tietyistä palveluista säädetään lisäksi laissa (661/2019) väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016).
Etäpalvelujärjestelmään kirjatut ajanvaraukset ovat kertaluonteisia, joten järjestelmään ei jää pysyvää tietoa asiakkaasta. Ajanvarauksen tiedot asiakkaasta säilytetään vain ajanvarauksen päättymiseen saakka, sen jälkeen ajanvaraukseen liittyvät henkilötiedot poistuvat.
Etäpalvelujärjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sekä asiakkaan että järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta:
- etunimi ja sukunimi
- sähköpostiosoite,
- puhelinnumero,
- palvelutapahtuman kieli ja
- yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi etäpalvelutapahtuman aloitus- ja lopetusajat
Järjestelmiä käyttävien virkailijoiden osalta järjestelmissä käsiteltäviä henkilötietoja ovat lisäksi myös:
- rooli (käyttäjä, pääkäyttäjä),
- organisaatio
Muu tietosisältö:
- asiakaspalvelutapahtumasta annettu palaute
- virkailija voi kirjata ylös viraston tietojärjestelmiin asiakkaan etäpalvelutapahtuman aikana antamia asiointiin liittyviä tietoja.
- asiakkaan käyttäessä suomi.fi-tunnistautumista, hänestä välittyy järjestelmään myös henkilötunnus, ikä ja sukupuoli
Ajanvarauksen yhteydessä tiedot saadaan asiakkaalta itseltään asiakkaan varatessa etäpalveluajan DVV:n henkilöasiakaspalvelun puhelinpalvelusta tai suomi.fi -etäpalvelupisteestä, jolloin DVV:n asiakaspalveluvirkailija tai etäpalvelupisteen palveluneuvoja kirjaa asiakkaan antamat tiedot järjestelmään.
Digi- ja väestötietoviraston työntekijöiden yhteystiedot kirjataan järjestelmään tarpeellisilta osin käyttöoikeuspyyntöjen mukaisesti.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne.
Voit lähettää tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/