Virkailijavaltuuttamispalvelu: Ulkomaisten asiakirjojen oikeaksi todistaminen ja laillistaminen

Asiakirjan oikeaksi todistaminen

Valtuushakemusten ulkomaalaisten liiteasiakirjojen on oltava alkuperäisiä ja oikeaksi todistettuja. Oikeaksi asiakirjan todistava viranomaistaho vaihtelee maittain, joten ohjeita asiakirjan oikeaksi todistamiseen on tiedusteltava sen maan viranomaiselta, joka asiakirjan on myöntänyt.

Kaupparekisteriote tai muu selvitys hakemuksen allekirjoittajien toimivallasta

Valtuushakemusten liiteasiakirjoiksi toimitettavien ulkomaisten rekisteriotteiden tai muiden allekirjoittajien toimivallan osoittavien asiakirjojen on oltava alkuperäisiä ja oikeaksi todistettuja.

Hyväksyttävät asiakirjan kielet ovat suomi, ruotsi ja englanti. Mikäli asiakirja on muulla kielellä, tulee se käännättää virallisella kielenkääntäjällä ja myös käännös tulee laillistaa ohjeen mukaisesti.

Jäljennös ulkomaisesta passista

Valtuushakemuksiin vaaditaan myös alkuperäinen ja oikeaksi todistettu jäljennös hakemuksen allekirjoittajan/allekirjoittajien voimassa olevasta ulkomaisesta passista.

Oikeaksi todistetun jäljennöksen ulkomaisesta passista voi antaa viranomainen joko Suomessa tai ulkomailla. Suomessa oikeaksi todistetun kopion voi antaa esimerkiksi Digi- ja väestötietoviraston julkinen notaari.

Huom! Jos suomalainen viranomainen on todistanut oikeaksi ulkomaalaisen allekirjoittajan passikopion, sitä ei tarvitse laillistaa. Muussa tapauksessa laillistamista edellytetään.

Laillistaminen

Kun edellä mainitut asiakirjat on ensin todistettu oikeaksi, ne tulee vielä laillistaa.

Asiakirjan laillistaminen on asiakkaan oikeusturvaan liittyvä toimenpide, jolla varmistetaan se, että asiakirjan antajalla on oikeus antomaassa maan lakien mukaan tällaisen asiakirjan antamiseen ja että se on annettu oikeansisältöisenä ja on pätevä asiakirja antomaassa.

Asiakirjan laillistaa kyseisen asiakirjan myöntäneen maan viranomainen.

Varmistaaksenne, miten asiakirjat tulisi laillistaa maassanne, ottakaa yhteyttä oman maanne ulkoministeriöön.

Asiakirjat voidaan laillistaa joko Apostille-menettelyllä tai Grand Legalisation -menettelyllä:

  1. Apostille-menettely '
    Asiakirjat, jotka ovat myönnetty maassa, joka kuuluu Haagissa 5.10.1961 tehtyyn yleissopimukseen, laillistetaan Apostille-menettelyllä. Lisätietoa Apostille-menettelystä ja lista sopimusmaista löytyy englanniksi osoitteesta: https://www.hcch.net/en/instruments/specialised-sections/apostille
  2. Grand Legalisation -menettely 
    siakirjat, jotka ovat myönnetty maassa, joka ei kuulu Haagissa 5.10.1961 tehtyyn yleissopimukseen, laillistetaan laillistamismenettelyllä. Laillistamismenettelyssä antajamaan ulkoministeriö (joissakin maissa oikeusministeriö) ensin laillistaa asiakirjan oikean viranomaisen antamaksi. Sen jälkeen kyseisessä maassa toimivaltainen Suomen tai muun Pohjoismaan edustusto laillistaa asiakirjan liittämällä asiakirjaan todistuksen kyseisen ulkoministeriön virkamiehen oikeudesta antaa tällaisia todistuksia.

Huomioittehan, että oikeaksi todistamisesta ja laillistamisesta vastaavat viranomaiset voivat periä palkkion palveluistaan.

Oikeaksi todistetut ja laillistetut asiakirjat eivät saa olla yli kuutta (6) kuukautta vanhempia siitä hetkestä, kun hakemus on saapunut käsiteltäväksi.

Hakemuksen liitteeksi toimitettuja asiakirjoja ei palauteta.

Muita huomioita:

  • Kaupparekisteriotteet tai muut selvitykset hakemuksen allekirjoittajien toimivallasta hyväksytään vain suomen, ruotsin tai englannin kielellä
  • Muilla kielillä olevat rekisteriotteet tulee käännättää jollekin edellä mainituista kielistä 
  • Asiakirjan voi käännättää Suomessa auktorisoidulla kielenkääntäjällä. Tällöin käännös hyväksytään sellaisenaan.
    • Suomen Opetushallitus ylläpitää rekisteriä auktorisoiduista kielenkääntäjistä Suomessa. Kielenkääntäjien yhteystietoja saa Suomen kääntäjien ja tulkkien liitolta.
  • Muiden kuin Suomessa auktorisoitujen kääntäjien tekemät käännökset tulee laillistaa edellä kuvatun laillistamisohjeen mukaisesti.
  • Jos ulkomaisesta asiakirjasta on tehty käännös ulkomailla, käännös tulee laillistaa edellä kuvatun laillistamisohjeen mukaisesti.
  • Muiden maiden virallisista kielenkääntäjistä saat lisätietoja kyseisen maan viranomaisilta.

Lisätietoja:

Oman maanne ulkoministeriö – Apostille ja laillistaminen

Suomen ulkoministeriö – Asiakirjojen käännättäminen