Ulkomailla asuva suomalainen on velvollinen päivittämään henkilötietonsa ilmoittamalla ulkomailla oleskelunsa aikana tapahtuneista henkilötietojen muutoksista, lapsen syntymästä, avioliitosta, avioerosta ja nimenmuutoksesta. Jotta ulkomailla tapahtunut henkilötietomuutos voidaan Suomessa merkitä väestötietojärjestelmään, tulee asiasta toimittaa alkuperäinen ja antomaassa virallisesti laillistettu todistus/asiakirja Suomeen. Myös virallisesti oikeaksi todistettu (julkisen notaarin/Notary Public) ja laillistettu jäljennös voidaan hyväksyä.
Ruotsissa asuva Suomen kansalainen:
Velvollisuus ei koske Suomen kansalaisia Ruotsissa, koska tietojen välittämisestä on solmittu erillinen valtiosopimus. Kaksoiskansalaisten on kuitenkin ilmoitettava muutoksista.
Käännös:
Asiakirjan tulee olla virallisen kääntäjän kääntämä joko suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Jos käännös tehdään ulkomailla, se on laillistettava. Suomessa auktorisoidun kielenkääntäjän tai Suomen edustuston virkamiehen tekemä käännös kelpaa sellaisenaan.
Ilmoituslomake ja passikopio:
Liitä asiakirjaan ilmoituslomake syntymästä, kuolemasta, avioliitosta tai parisuhteen rekisteröinnistä sekä kopiot asianosaisten passeista.
Lasten syntymätodistuksessa mainitaan yleensä molemmat vanhemmat. Jos vanhemmat ovat keskenään avioliitossa lapsen syntyessä, on lapsi automaattisesti aviolapsi.
Jos lapsi syntyy avioliiton ulkopuolella, tulee isyys vahvistaa, ennen kuin lapselle voidaan merkitä Suomessa isä.
Jos avopuolisoille, joista vain isä on Suomen kansalainen syntyy lapsi ulkomailla, ei lapsi saa automaattisesti Suomen kansalaisuutta isyyden tunnustamisen ja vahvistamisen jälkeenkään. Kansalaisuuden saa jättämällä täytetyn Kansalaisuusilmoitus-lomakkeen (KAN 4) joko paikallispoliisille Suomessa tai Suomen edustustoon ulkomailla. Käsin täytettävän lomakkeen voi tulostaa Maahanmuuttoviraston verkkosivuilta http://www.migri.fi/. Kansalaisuusilmoituksen voi myös tehdä sähköisesti.
Kun lapsen tiedot on tallennettu väestötietojärjestelmään, vanhemmille lähetetään Ote väestötietojärjestelmästä josta käy ilmi mm. lapsen nimet, vanhemmat ja henkilötunnus.
