Tiina Niemistö hjälper utlänningar att bosätta sig i Finland

När en person flyttar till Finland, får barn eller gifter sig hjälper Tiina Niemistö vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata att uppdatera uppgifterna. I sitt arbete motiveras hon av att möta människor mitt i vardagen och i olika förändringar i livet.

Namnändring, registrering av ett barn som fötts utomlands eller tilldelning av en personbeteckning till en person som flyttar till Finland är alla situationer där befolkningsuppgifterna ska vara korrekta.

Många ärenden kan skötas på nätet, men ibland behövs ett besök på ämbetsverket eller vägledning för att sköta ärendet. Då hjälper Tiina och hennes kollegor inom kundtjänsten för privatpersoner vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata. Det finns många kanaler: telefon, e-post, besök och distanstjänst.

– Vi tilldelar personbeteckningar, fastställer hemkommuner, registrerar födslar, äktenskap, skilsmässor och dödsfall, korrigerar uppgifter och födelsedatum samt byter namn. Vi ser till att uppgifterna i befolkningsdatasystemet är korrekta, beskriver Tiina.

Det lönar sig att hålla sina egna uppgifter uppdaterade

Tiinas arbete är viktigt eftersom riktigheten i adresser, familjeförhållanden, medborgarskap och andra personuppgifter påverkar människors vardag, tjänster och möjligheter att uträtta ärenden hos myndigheter. Om hemkommunen är fel får man inte tillgång till hälso- och sjukvård eller utbildning.

Följderna av felaktiga uppgifter kan visa sig till exempel i beskattningen eller bouppteckningen.

– Om kunden verkar vara stadigvarande bosatt i Finland trots att hen redan har bott utomlands i tre år, kan det få skattemässiga konsekvenser. Eller om uppgifterna om personens barn saknas och det framkommer först vid bouppteckningen, måste saken utredas i efterhand, vilket kan vara mycket svårt och förlänga processen, berättar Tiina.

Därför rekommenderar Tiina att var och en kontrollerar sina uppgifter i befolkningsdatasystemet. Med nätbankskoder eller mobilcertifikat är det gratis.

Som hjälp för invandrare 

Tiina började inom kundtjänsten för privatpersoner vid MDB i augusti 2020. Sedan 2023 har fokus i arbetet legat på den internationella kundtjänsten för privatpersoner, där kunderna bland annat är studerande, arbetstagare och deras familjer som kommer till Finland. 

Utländska kunder behöver ofta en personbeteckning och hemkommun. För att de ska kunna få sin familj till Finland måste även uppgifterna om barnen och äktenskapet registreras. Om även familjen flyttar ökar antalet uppgifter som ska registreras och därmed arbetsmängden.

– Tidigare kunde en person flytta hit ensam. Nu kan hen ha sin maka/make och sina barn med sig. Då är det inte längre fråga om en personbeteckning, utan om fem personbeteckningar och alla familjeförhållanden.

Antalet personer som kommer till Finland genom arbetsrelaterad invandring och antalet internationella studerande har ökat under de senaste åren. Studerandena syns inom kundtjänsten särskilt på hösten, medan den arbetsrelaterade invandringen fördelas jämnare över hela året.

Kunderna och det egna teamet håller en på gott humör

Enligt Tiina är det bästa med arbetet att få möta människor och ta del av kundernas olika livsskeden: födslar, giftermål eller flytten till ett nytt land. Hon kan hjälpa dem som kommer att bosätta sig i Finland.

– Jag har hjälpt människor i 20 år och kommer säkert att göra det i 20 år till. Tack vare den positiva feedbacken från kunderna och det egna teamet orkar jag fortsätta med det här arbetet.

Tiinas eget kundtjänstteam för privatpersoner, som består av nästan 20 personer, finns på två orter. Trots att teamet finns på olika orter är sammanhållningen stark. Det egna teamet och arbetskamraterna hjälper mig att orka med vardagen, kundservicen och de ständiga förändringarna.

– Vi är väldigt lika. Vi har det trevligt på jobbet, tar gemensamma kaffepauser och äter lunch tillsammans.

Mer än många vet

Enligt Tiina blir många överraskade av hur mångsidiga uppgifterna vid MDB är. Många känner till ämbetsverket genom enskilda tjänster, men bakom dem finns en enorm bredd av olika slags kompetens, från kundbetjäning och utveckling till mantalsskrivning och uppgifter som notarius publicus.

– Ofta hör man: ”Jaså, hör det här också till er?”, till exempel när det gäller Suomi.fi-meddelanden. Det finns enormt många olika slags arbetsuppgifter.

Tiina beskriver MDB som en hektisk arbetsplats där det under de senaste åren har genomförts många förändringar, reformer och automatiseringar. 

Även inom kundtjänsten övergår man allt mer till automatiserat beslutsfattande. Om man till exempel efter en skilsmässa vill ta tillbaka sitt gamla namn fattas beslutet automatiskt. På så sätt får man genast tillbaka det tidigare namnet. 

– I fortsättningen kan arbetets meningsfullhet förbättras ytterligare när sådana grundläggande förändringar inte längre behöver genomföras. 

Som arbetsgivare får MDB beröm av Tiina för att förena arbete och övrigt liv. Distansarbete ger möjlighet att få en hektisk vecka i kundtjänsten att gå i lite lugnare tempo. 

När jag frågar Tiina vad hon skulle säga till någon som överväger att ansöka till MDB kommer svaret snabbt. 

– Jag rekommenderar varmt att söka. Här finns många olika arbetsuppgifter, olika människor, möjlighet att utveckla sig själv och få nya uppgifter.