Ulkomaisten asiakirjojen laillistaminen

Digi- ja väestötietovirastolle rekisterimerkinnän tai muun viranomaistoimen perusteeksi esitettävien ulkomaisten julkisten (viranomaisten antamien) asiakirjojen tulee olla asianmukaisesti laillistettuja ja niihin tulee liittää suomen-, ruotsin- tai englanninkielinen käännös.

Asiakirjan tulee olla alkuperäinen tai luotettavasti oikeaksi todistettu jäljennös. Luotettavasti oikeaksi todistettu jäljennös tarkoittaa sitä, että asiakirjan antanut viranomainen itse on todistanut jäljennöksen oikeaksi tai asianomaisen maan julkinen notaari on todistanut jäljennöksen alkuperäisestä laillistetusta asiakirjasta oikeaksi. Edellä mainittu jäljennös on myös laillistettava. Suomen edustuston oikeaksi todistamaa jäljennöstä alkuperäisestä laillistetusta asiakirjasta ei tarvitse erikseen enää laillistaa.

Asiakirjan laillistaminen on asiakkaan oikeusturvaan liittyvä toimenpide, jolla varmistetaan se, että todistuksen antajalla on oikeus antomaassa maan lakien mukaan tällaisen todistuksen antamiseen ja että se on annettu oikeansisältöisenä ja on pätevä asiakirja antomaassa. Esimerkiksi vihkitodistuksessa on tärkeää, että vihkijänä toimineella henkilöllä on oikeus maansa lakien mukaan vihkiä.

Keskeiset käsitteet

Laillistaminen apostille-todistuksella

Haagin yleissopimukseen liittyneistä maista toimitettu asiakirja on laillistettava apostille-todistuksella (leima tai paperinen todistus). Lisätietoja apostille-todistuksista ja maista, jotka ovat liittyneet Haagin sopimukseen löydät verkkosivuosoitteesta www.hcch.net. Sivulta löydät myös tietoja siitä, mikä viranomainen tällaisen todistuksen antaa eri sopimusmaissa.

Tietyt EU-jäsenvaltioiden viranomaisten antamat yleiset asiakirjat hyväksytään ilman apostille-todistusta. EU-maat löydät verkkosivuosoitteesta: europa.eu/european-union/about-eu/countries_fi.

Kielenkäännökset

Asiakirjat hyväksytään suomen, ruotsin tai englannin kielellä. Muilla kielillä olevat asiakirjat tulee käännättää jollekin edellä mainituista kielistä. Asiakirjan voi käännättää Suomessa auktorisoidulla kielenkääntäjällä, josta löydät lisätietoa Opetushallituksen verkkosivuilta. Tällöin käännös hyväksytään sellaisenaan.

EU-jäsenvaltion antamaan yleiseen asiakirjaan on mahdollista saada liitteeksi käännösapuna käytettävä vakiolomake. Näistä vakiolomakkeista voit tiedustella tarkemmin sen valtion viranomaisilta, josta todistus hankitaan. Vaihtoehtoisesti asiakirjan voi käännättää jonkin EU-jäsenmaan virallisella kielenkääntäjälllä

Muut ulkomailla tehdyt käännökset tulee laillistaa laillistamisohjeen mukaisesti.

Laillistaminen

Asiakirja varmennetaan apostille-todistuksella (leima tai paperinen todistus), jos maa on liittynyt Haagin yleissopimukseen vuodelta 1961.

Voit saada apostille-todistuksen vain viranomaisen tai siihen verrattavissa olevan tahon (esim. auktorisoitu kääntäjä, laillistettu lääkäri) antamaan asiakirjaan.

Yksityiseen asiakirjaan voit saada apostille-todistuksen vasta sitten, kun julkinen notaari on ensin todistanut asiakirjan allekirjoittajan toimivallan tai allekirjoituksen oikeellisuuden.

Tarvitset apostille-todistusta vain ulkomailla. Todistusta ei yleensä tarvita Pohjoismaissa eikä EU:n sisällä viranomaisten antamiin tiettyihin yleisiin asiakirjoihin, joilla vahvistetaan mm. henkilön syntymä, kuolema, nimi, avioliitto, asuinpaikka tai kansalaisuus.

EU-jäsenvaltioiden viranomaisten antamat tietyt yleiset asiakirjat hyväksytään ilman Apostille-todistusta.

EU:n alueella sovelletaan 16.2.2019 lukien asetusta (EU-asetus 2016/1191), jonka mukaan EU-jäsenvaltion antamat tietyt yleiset asiakirjat on hyväksyttävä ilman Apostille-todistusta, kun se esitetään toisen jäsenvaltion viranomaiselle.

Tällaisia yleisiä asiakirjoja ovat todistukset, joiden pääasiallisena tarkoituksena on vahvistaa jokin seuraavista asioista: syntymä, elossaolo, kuolema, nimi, avioliitto, kelpoisuus solmia avioliitto, siviilisääty, avioero, rekisteröity parisuhde, rekisteröityyn parisuhteeseen liittyvä siviilisääty, rekisteröidyn parisuhteen purkaminen, vanhemmuus, adoptio, koti- ja/tai asuinpaikka taikka kansalaisuus.

Asiakirjan tulee olla alkuperäinen, asiakirjan antaneen viranomaisen oikeaksi todistama jäljennös tai sellaisen viranomaisen antama jäljennös, joka asianomaisessa EU-maassa on oikeutettu antamaan virallisia jäljennöksiä. EU-maat löydät verkkosivuosoitteesta: europa.eu/european-union/about-eu/countries_fi

Jos asiakirja on myönnetty maassa, joka ei kuulu Haagin Apostille-sopimuksen piiriin, laillistetaan asiakirja siten, että asiakirjan antajamaan ulkoministeriö laillistaa asiakirjan oikean viranomaisen antamaksi. Sen jälkeen tuossa maassa toimivaltainen Suomen edustusto laillistaa asiakirjan liittämällä asiakirjaan todistuksen tuon ulkoministeriön virkamiehen oikeudesta antaa tällaisia todistuksia.

Asiakirjan laillistaminen tapahtuu siis kolmessa vaiheessa:

Asiakirjan antava viranomainen allekirjoittaa asiakirjan ja leimaa sen virkaleimallaan.
Asiakirjan alkuperämaan ulkoministeriö varmentaa asiakirjan antaneen viranomaisen allekirjoituksen ja virkaleiman.
Asiakirjan alkuperämaassa toimiva tai siellä toimimiseen valtuutuksen saanut Suomen lähetystö tai lähetetty konsulivirkamies varmentaa asiakirjan alkuperämaan ulkoministeriön virkailijan allekirjoituksen ja virkaleiman.

Asiakirjan laillistaminen toisen Pohjoismaan suurlähetystössä

Mikäli kyseisessä maassa ei ole Suomen suurlähetystöä, Pohjoismaat (Suomi, Ruotsi, Tanska, Norja ja Islanti) ovat sopineet, että oman maan edustuston puuttuessa toisen pohjoismaan edustusto kyseisessä maassa voi laillistaa asiakirjan. Vaihtoehtoisesti asiakirja laillistetaan lähimmässä Suomen suurlähetystössä. Huomaathan, että Länsi-Afrikassa on oma laillistamiskäytäntönsä, josta erillinen ohje.

Katso myös

EU-asetus 2016/1191

Haagin yleissopimus: Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents

Yhteystietomme

Sähköposti

Käytä sähköpostin lähettämiseen Digi- ja väestötietoviraston turvapostia, jotta tietosi liikkuvat salatusti. Valitse turvapostissa vastaanottajaksi [email protected]

Lähetä sähköposti turvapostina

Puhelin

Puhelinpalveluaika arkisin kello 9–12

Palvelunumero 0295 536 320

Palvelupaikat

Digi- ja väestötietoviraston palvelupaikkojen osoitteet