Asianhallintajärjestelmän (D360) tietosuojaseloste

Digi- ja väestötietoviraston asianhallintajärjestelmä (D360) 

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Digi- ja väestötietovirasto 
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Virastopalvelupäällikkö Matti Toiviainen
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki 
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, sähköposti kirjaamo(a)dvv.fi

Puhelin (vaihde) 02 9553 6000, [email protected]

Digi- ja väestötietojärjestelmän asianhallintajärjestelmä D360 on asiakirjahallinnon tietojärjestelmä. Järjestelmä on tarkoitettu asian- ja dokumenttien hallintaan sekä asiakirjojen arkistointiin. 

Järjestelmässä on edellä mainittujen asioiden lisäksi rekisteröityjen käyttäjien identifiointitiedot sekä lokitiedot järjestelmän käytöstä (käyttäjän nimi, muutos, pvm ja kellonaika). 

Tietojen säilytysaika määräytyy arkistolain nojalla ja vaihtelee asiakohtaisesti.

Järjestelmä sisältää Digi- ja väestötietoviraston tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaiset tiedot DVV:n tehtävistä, käsittelyvaiheista ja asiakirjoista sekä niiden metatiedoista. Tietosisältö muodostuu esimerkiksi seuraavista asioista: asiakkaiden vireille panemat hallintoasiat, hankinta-asiat, lupa-asiat, sisäiset asiakirjat, rekrytointia koskevat tiedot, kirjeenvaihto viranomaisten ja ministeriön kanssa.

Järjestelmään tallennettavat tiedot avattavista asioista:

• tehtäväluokka 
• otsikko
• käyttöoikeusryhmä
• julkisuusluokka
• henkilötietoluonne
• vastuuhenkilö tai -yksikkö 
• vireillepanija
• kontakti (vireillepanija, asianosainen, tiedoksisaaja): etunimi, sukunimi, organisaatio
• roolit (Käsittelijä, Kirjaaja).

Tiedot ovat osaksi henkilötietoja, osaksi muita tietoja.

Tiedot kerätään saapuvista ja Digi- ja väestötietovirastossa laadittavista asiakirjoista, asiakkailta ja järjestelmän käyttäjiltä.

Digi- ja väestötietovirastoon saapuu tietoja erilaisiin tietojärjestelmiin (esim. hankintajärjestelmä Cloudia, valtiolle.fi), sähköpostitse sekä kirjeitse, jotka viedään asianhallintajärjestelmään säilytettäväksi. 

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia.

Asianhallintajärjestelmään sisältyviä julkisia tietoja luovutetaan pyydettäessä. 

Salassa pidettäviä tietoja voidaan luovuttaa, jos luovutuksen saajalla on julkisuuslakiin tai muuhun lainsäädäntöön perustuva oikeus tietojen saantiin. 

Henkilötietoja luovutetaan pyynnöstä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 13 §:n ja 16 §:n 3 mom. mukaisesti.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoaineisto on suojattu pääsynhallinnan keinoin ja palvelimille on pääsy vain valtion sisäverkosta. Henkilötietoja suojataan lisäksi kulunvalvonnalla, käytönvalvonnalla sekä henkilötietojen käsittelyn ohjeistuksella. Osa asianhallintajärjestelmään sisältyvistä henkilötiedoista on salassa pidettäviä.

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin eli tarkastaa tähän henkilörekisteriin talletetut tietosi. Mikäli haluat tarkastaa tietosi, lähetä tarkastuspyyntösi Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Katso yhteystiedot kohdasta Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot. Henkilöllisyytesi voidaan tarkastaa pyynnön yhteydessä.

Saat tarvitsemasi tiedot kuukauden kuluessa. Jos tietoja ei pystytä perustellusta syystä toimittamaan tässä ajassa, Digi- ja väestötietovirasto ja voi jatkaa määräaikaa enintään 2 kuukaudella. Tässä tapauksessa saat siitä ilmoituksen.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle (kohta Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt). Korjauspyynnössä sinun tu-lee mainita oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai rekisteriin täydennettävät tiedot. Henkilöllisyytesi tarkistetaan pyynnön yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa sinulla ei ole oikeutta vaatia tietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään eikä myöskään vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyä ei myöskään voi pyytää rajoittamaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. 

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki

Lisätietoa löydät Tietosuojavaltuutetun ohjeista.