Digi- ja väestötietoviraston ensimmäisenä toimintavuonna siirryttiin kohti digitaalisia palveluita

Vuosi 2020 oli Digi- ja väestötietoviraston ensimmäinen toimintavuosi. Väestörekisterikeskus, maistraatit ja Itä-Suomen Aluehallintovirastossa toimiva maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö yhdistyivät 1.1.2020 Digi- ja väestötietovirastoksi.

Digi- ja väestötietoviraston toiminta-ajatuksena on yhteiskunnan digitalisaation edistäminen, tietojen saatavuuden turvaaminen ja palvelujen tarjoaminen asiakkaiden elämäntapahtumiin.

Vaikka viraston tehtävät periytyivät yhdistyneistä virastoista, viraston toiminnan käynnistyminen edellytti merkittäviä muutoksia viraston organisaatioon, palveluiden tuottamiseen sekä toimintatapoihin. Viraston organisaatio ja palveluiden tuotanto on järjestetty valtakunnallisesti ja virasto toimii Suomessa 36 paikkakunnalla.

Virasto tarjoaa palveluita sekä henkilö- että organisaatioasiakkaille ja viraston palvelut jakautuvat neljään palveluryhmään: Notaari- ja oikeudellisiin vahvistuspalveluihin, holhoustoimen palveluihin, väestötietopalveluihin sekä digitaalisiin palveluihin.

Kohti digitaalisia palveluita ja asiankäsittelyä

Valtakunnalliset palveluprosessit käynnistyivät ja viraston palvelutuotannon toimintatavat ovat yhdenmukaisia. Siirtymä paperivaltaisesta asiankäsittelystä digitaaliseen käynnistettiin, ja työ jatkuu vielä vuosia.

Asiankäsittelyä ja palveluita digitalisoidaan palvelu kerrallaan. Vuonna 2020 keskeisiä asiakastoteutuksia olivat muun muassa nimenmuutosten haku sähköisesti, sähköinen Apostille-todistustilaus sekä huoltajan oikeuskoodien käyttöönotto väestötietojärjestelmässä.

Viraston asianhallinnan kehittämisessä merkittävimmät valmistuneet kohteet olivat holhoustoimen yleisten edunvalvojien tilintarkastuksen digitalisointi sekä väestötietojärjestelmästä tilattujen todistusten ja otteiden käsittelyn digitalisointi.

Lisäksi otettiin käyttöön uusi laskutusjärjestelmä sekä automatisoitiin joidenkin palveluiden laskutusta. Uusina sisäisinä toimintoina virastossa käynnistettiin kanteluiden käsittely sekä sisäinen tarkastus.

Digitaalisuuteen siirtymisen aikana osa viraston tarjoamista palveluista on ollut ruuhkaisia ja ratkaisujen käsittelyajat ovat joissakin palveluissa olleet normaalia pidemmät. Ruuhkaantumisen keskeisenä syynä on ollut työvaiheiden lisääntyminen, kun paperilla vireille tulevia asiakirjoja on skannattu tai siirretty virkailijatyönä sähköisiin taustajärjestelmiin. Toisaalta taustajärjestelmät ovat mahdollistaneet valtakunnalliset työjonot ja asiankäsittelyn tasaamisen valtakunnallisesti.

Asiakaspalvelun ajanvaraus pakolliseksi koronapandemian vuoksi

Koronapandemialla oli merkittävä vaikutus viraston toimintaan. Viraston käyntiasiointi siirrettiin maaliskuussa nopealla aikataululla pääsääntöisesti ajanvarauksella tarjottaviin käyntiaikoihin. Sillä minimoitiin odotusauloissa yhtä aikaa olevien henkilöiden lukumäärää.

Henkilöstö määrättiin valtioneuvoston antaman ohjeistuksen mukaisesti työskentelemään etänä työn niin salliessa. Samalla viraston antamissa päätöksissä siirryttiin käyttämään pääsääntöisesti sähköistä allekirjoitusta.

Lue lisää

Digi- ja väestötietoviraston toimintakertomus 2020
Toimintakertomus sisältää muun muassa arvion tavoitteiden toteutumisesta ja tilinpäätösanalyysin.

Pääjohtaja Janne Viskarin blogi: Muutos koettelee kansalaista ja virkamiestä

Lisätietoja

Digi- ja väestötietovirasto, pääjohtaja Janne Viskari, p. 0295 536 000 (vaihde)