Palkeet ja Valtiokonttori uudistavat valtion talous- ja henkilöstöhallinnon prosessikuvaukset Arkkitehtuuripankkiin
Keväällä 2018 Valtiokonttori ja Palkeet aloittivat yhteisen projektin prosessikuvauksien laajempaan hyödyntämiseen ja niihin liittyvän kehittämistyön tiivistämiseen liittyen. Taustalla vaikuttavana tekijänä oli myös käytössä olleiden kuvaustyövälineiden elinkaari ja ylläpitokustannukset. Lisäksi syksyn 2018 aikana valtionhallinnon konsernitoimijoiden vastuita selkiytettiin niin, että henkilöstöhallinnon prosessien kehittämiseen ja tukeen liittyvät tehtävät ovat Palkeissa ja taloushallinnon prosessien osalta vastaavat tehtävät Valtiokonttorissa.
Ratkaisu: Arkkitehtuuripankki
Väestörekisterikeskuksen Arkkitehtuuripankki tarjosi Valtiokonttorille ja Palkeille yhteisen alustan prosessikuvien muokkaamiseen ja julkaisemiseen. Tiiviissä yhteistyössä palvelua tuottavan QPR:n kanssa vanhat kuvat saatiin siirrettyä Arkkitehtuuripankkiin ja käyttöoikeudet rakennettua. Uusien kuvien tuottaminen ja jo tehtyjen muokkaaminen onnistuu nyt saumattomasti yhteisessä järjestelmässä.
Prosessien kuvaamisesta on ollut merkittävää hyötyä
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tavoitteena on yhtenäiset prosessit ja toimintamallit. Valtionhallinnon keskeiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit on kuvattu kattavasti ja ne on julkaistu yhteiseen käyttöön. Yhtenäisiä prosessikuvauksia voidaan hyödyntää ministeriöissä ja virastoissa niiden kuvatessa omia työprosessejaan.
Prosessien systemaattinen kuvaaminen mahdollistaa Palkeiden yhtenäisen toiminnan, vaikka toimipisteitä on monta. Myös toiminnan jatkuva kehittäminen onnistuu paremmin, kun prosessit on selkeästi kuvattu ja mallinnettu. Onnistuneissa kuvauksissa myös yksittäisten työntekijöiden roolit ovat nähtävissä eli ne selkeyttävät työskentelyä myös henkilötasolla
– Palkeiden robotiikkahankkeessa Arkkitehtuuripankkiin tehdyt prosessikuvaukset osoittautuivat erittäin hyödyllisiksi. Automatisoinnin kohteita oli vaivatonta hakea valmiista kuvauksista, minkä ansiosta automatisointia onnistuttiin edistämään. Prosessikuvaukset toimivat siten aidosti myös kehittämisen työvälineenä, kertoo prosessikoordinaattori Soila Rantanen Palkeista.
– Valtiokonttorin visiona on, että valtion yhteiset palvelut mahdollistavat merkittävien vaikuttavuus- ja tuloksellisuushyötyjen toteutumisen asiakkaiden ja koko valtionhallinnon hyväksi. Arkkitehtuuripankista on hyötyä, kun kehitetään kokonaisarkkitehtuuria, prosesseja ja kontrolleja, jotka liittyvät virastojen ja Palkeiden tehtäviin ja vastuunjakoon, sanoo projektipäällikkö Ari Kauhanen Valtiokonttorista.
Arkkitehtuuripankin laaja käyttö kannattaa
– Arkkitehtuuripankki tarjoaa suuret mahdollisuudet kuvausten hyödyntämisen laajentamiselle. Seuraavassa vaiheessa prosessikuvat olisi mahdollista kytkeä kokonaisarkkitehtuurinäkymään. Tämän integroinnin myötä voisi nähdä, miten yksittäisten prosessien muutokset vaikuttavat muihin asioihin. Arkkitehtuuripankin käyttö tällä tavalla tehostaa organisaatioiden toimintaa, kun monet vastaukset löytyisivät kuvauksista valmiiksi ilman erillisiä kyselyjä, kertoo Arkkitehtuuripankista vastaava kehityspäällikkö Hannu Ojala Väestörekisterikeskuksesta.
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) edistää julkishallinnon toimivuutta tarjoamalla laadukkaita ja kustannustehokkaita talous- ja henkilöstöhallinnon tuki- ja asiantuntijapalveluja. Yhteiset toimintatavat ja asiantuntevat, luotettavat palvelut helpottavat hallinnon arkea ja antavat asiakkaille mahdollisuuden keskittyä omaan ydintoimintaansa.
Valtiokonttorin tehtävänä on muun muassa valtion taloushallinnon, maksuliikkeen ja hankintatoimen ohjaaminen ja kehittäminen sekä valtion konsernilaskenta. Valtion prosesseja kehitetään yhdessä Palkeiden, valtiovarainministeriön ja asiakkaiden kanssa.
Palkeiden ja Valtiokonttorin prosessikuvaukset Arkkitehtuuripankissa >>
Lisätietoja prosessikuvauksista Palkeiden ja Valtiokonttorin yhteyshenkilöiltä:
projektipäällikkö Ari Kauhanen, [email protected]
prosessikoordinaattori Soila Rantanen, [email protected]
Lisätietoa Arkkitehtuuripankista:
kehityspäällikkö Hannu Ojala, [email protected]
Arkkitehtuuripankki on Väestörekisterikeskuksen tarjoama julkisen hallinnon toimijoiden yhteinen kokonaisarkkitehtuurin mallinnus- ja julkaisupalvelu.
- Individuals
- Processing times
- Marriage
- Having or adopting a child
- Names
- Moving
- Guardianship
- Life changes while living abroad
- Moving while living abroad
- Registration of a child born abroad
- Marriage concluded abroad
- Partnership registered abroad
- Divorce granted abroad
- Registration of a name change performed abroad
- Gender recognised abroad
- Death abroad
- Registration of citizenship
- Notification of retaining Finnish citizenship
- Legalisation of foreign documents
- Submitting foreign documents
- As a foreigner in Finland
- Registration of a foreigner
- Registration of a foreign student
- Municipality of residence
- Instructions on arriving in Finland from Ukraine
- Guide for employed persons
- Fast track service for specialists and growth entrepreneurs
- Instructions for legalisation
- Submitting foreign documents
- Foreigner’s move to Finland, in Finland and out of Finland
- Check your own personal details
- Elections and Right to vote
- Suomi.fi Web Service
- Citizen Certificate and electronic identity
- Certificates from the Population Information System
- Population information in the Population Information System
- Registration of a gift notification
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Citizens’ initiative
- Death and estate inventory
- Public Service Info
- Address service
- Forms
- Digital support for citizens
- Organisations
- Certificates
- Population information services for organisations
- Public administration sampling and updating service
- Private sector information services
- PIS modified data interface
- Modified data update service
- VTJkysely interface
- Browser-based VTJkysely application
- Resident sampling services for property management offices and maintenance companies
- Data extraction for municipalities
- Reform of personal identity code
- Conditions for using population information
- Maintaining the Population Information System
- Extracts from registers
- Suomi.fi services
- Services to promote digitalisation
- Digital support
- Digital identity reform
- Digital security services
- Services of notary public
- Certification of purchase
- Right to officiate weddings
- E-services
- Finnish Authenticator identification service
- About the agency
- Digital and Population Data Services Agency
- Digital and Population Data Services Agency as an Employer
- Use our services electronically
- Contact
- Customer service for private customers
- Customer service for organisations
- Service locations
- Digital and Population Data Services Agency address, switchboard e-billing details
- Digital and Population Data Services Agency Management
- Marriage ceremony premises information
- Contact details for media
- International Affairs
- Quality policy
- Equality plan for customers
- Data protection
- News
- Population Information System
- For media
- Brochures and publications
- Projects
- Foresight and research cooperation