Elisa Desk
Digi- ja väestötietoviraston käyttämä Elisa Desk-monikanavainen asiakaspalvelujärjestelmä on viraston sisäinen työnhallintaväline, jonka avulla hallinnoidaan asiakkaiden ja viraston sisäisiä yhteydenottoja. Elisa Desk- järjestelmään tallentuvat asiakkaiden Digi- ja väestötietovirastolle lähettämät sähköpostiviestit sekä asiakkaiden puhelimitse, chatillä, tekstiviestillä tai videoyhteyden kautta esittämät palvelupyynnöt. Järjestelmään tallennetaan myös sisäisten asiakkaiden (henkilöstö) palvelupyynnöt.
Tietojasi saattaa löytyä tästä rekisteristä, jos olet tehnyt palvelupyynnön tai jättänyt tiedustelun Digi- ja väestötietovirastolle.
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
PL 123, 00531 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Minna Mattila, Kehityspäällikkö
Lintulahdenkuja 2, 00530 Helsinki
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti kirjaamo(at)dvv.fi
Puhelin (vaihde) 02 9553 6000
Sähköposti [email protected]
Elisa Desk -järjestelmä mahdollistaa Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden yhteydenottojen ja tiedustelujen keskitetyn hallinnoinnin. Rekisterin tietoja käsitellään Digi- ja väestötietoviraston asiakkaiden ja käyttäjien yksilöimiseksi ja palvelimiseksi eri yhteydenottotilanteissa.
Digi- ja väestötietoviraston sähköisen asianhallintajärjestelmän sisältämiä henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan c alakohdan perusteella. Henkilötietoja käsitellään osana Digi- ja väestötietoviraston lakisääteisten palveluiden tarjoamista. Digi- ja väestötietoviraston toiminnasta ja tietyistä palveluista säädetään lisäksi laissa (661/2019) väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista sekä hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista annetussa laissa (571/2016).
Järjestelmään kirjattuja tietoja säilytetään yhden (1) vuoden yhteydenotosta luodun tiketin sulkemisen jälkeen.
Elisa Desk-järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat sekä asiakkaan että järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta:
- etunimi ja sukunimi
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- yhteydenottotapa sekä yhteydenottoon liittyvät aikatiedot, kuten esimerkiksi sähköpostin saapumisaika sekä puhelun aloitus- ja lopetusajat.
Järjestelmää käyttävien virkailijoiden osalta Elisa Desk- järjestelmässä käsiteltäviä henkilötietoja ovat lisäksi myös:
- rooli (käyttäjä, pääkäyttäjä)
- virkanimike
- organisaatio
- organisaation yhteystiedot
Muu tietosisältö:
- asiakkaan lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt, mahdolliset liitteet sekä yhteydenottotapa
- viranomaisen asiakkaalle lähettämän viestiotsikon ja viestikentän tietosisällöt mahdollisine liitteineen
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään, johon saatetaan liittää Digi- ja väestötietovirastolla tai yhteistyökumppaneilla jo olevaa tietoa asian hoitamiseksi. Yhteistyökumppaneita ovat pääsääntöisesti muut asiaan liittyvät viranomaistahot.
Digi- ja väestötietoviraston työntekijöiden yhteystiedot kirjataan järjestelmään tarpeellisilta osin käyttöoikeuspyyntöjen mukaisesti.
Tietoja ei luovuteta järjestelmästä, ellei asian käsittely edellytä asian siirtämistä esimerkiksi toiselle viranomaiselle.
Palvelun toimittaja on Elisa Oy, jolta Valtori ostaa kyseisen palvelun.
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.
Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne.
Voit lähettää tarkastuspyynnön Digi- ja väestötietoviraston kirjaamoon. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.
Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset
Suurin osa Digi- ja väestötietoviraston palveluista perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.
Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.