Maistraatti kehittää palvelujaan asiakaslähtöisiksi
Maistraattien tavoitteena on uudistaa toimintatapojaan ja palvelujaan toimimaan yhtenäisesti valtakunnallisella tasolla. Tarkoituksena on mahdollistaa asiakaslähtöiset, käyttäjille sujuvat palvelut.
Kehitystyö asiakaslähtöisiin palveluihin eteni viime vuoden syyskuussa, kun D9-digitiimi järjesti Maistraatin väelle design sprintin. Sprintin toteutti Siili Solutions ja silloin tarkasteltiin läheisen kuolemaan liittyvää asiakaspolkua. Kehittämistyötä päätettiin jatkaa Siilin kanssa ja nyt painopisteenä ovat sukuselvitys- ja nimenmuutosasiat valtakunnallisesti hoidettavan asiakaspalvelun näkökulmasta. Palvelumuotoilun menetelmät ovat tuoneet työskentelyyn tehokkuutta ja kehittämistyössä ollaan menossa oikeaan suuntaan.
- Design sprint avasi meille monta tulokulmaa haasteisiin ja oli hienoa nähdä, että jo semmoisella tiiviillä työllä (viidessä päivässä) pystytään näkemään, mihin suuntaan kannattaa mennä. Työntekijät, asiakkaat ja yhteistyötahot kannattaa ottaa varhaisessa vaiheessa mukaan, sillä heiltä saadaan arvokasta tietoa, sanoo Maistraattien asiakkuusjohtaja ja Sisä-Suomen Maistraatin päällikkö Auli Peltoniemi.
Maistraattien tavoitteena on järjestää asiakaspalvelujaan valtakunnallisiksi. Nimenmuutosasioiden valtakunnallisesta työskentelystä vastaa Pohjois-Suomen maistraatti ja sukuselvitysasioiden Kaakkois-Suomen maistraatti. Kehitystyössä on ollut osallistujia niin maistraattien johdosta kuin työntekijöistäkin. Kaakkois-Suomen maistraatin toimistosihteeri Anni Hukka on erittäin iloinen, että on pääsyt mukaan kehitystyöhön.
- Minun mielestäni on ollut todella hienoa, että meitä työntekijöitä kuullaan ja meillä on mahdollisuus vaikuttaa prosesseihin. Aikaisemmin sukuselvityksien tilaaminen on ollut aikaa vievää. Esimerkiksi vainajan omaisten on täytynyt soittaa eri maistraatteihin tilatakseen pätkätodistuksia, jos hän on on muuttanut useasti, koska aikaisemmin maistraatit pystyivät tekemään vain oman alueensa kuntien siviili-/väestörekisteristä todistuksia. Nyt asiakkaan tarvitsee tilata sukuselvitys vain yhdestä maistraatista, joka kirjoittaa yhden todistuksen koko Suomen aineistosta. Se on huomattavasti asiakaslähtöisempää palvelua, sanoo Anni Hukka.
Kehittämistyössä ei katsota pelkästään palvelukanavia, vaan samalla kehitetään palvelujen sisältöjäkin. Myös maistraattien ja Väestörekisterikeskuksen yhdistyminen kulkee kehitystyössä mukana.
- Työn tarkoituksena on tuottaa sellaisia lopputulemia, jotka antavat suuntaa, työkaluja ja argumentointikykyä tulevien roolien ja tiimien organisoitumiseen, muutoksen johtamiseen ja viestintään. Asiantuntijoiden vahva osallistaminen kehitykseen luo myös entistä motivoituneempaa pohjaa muuttumiselle, sanoo Auli Peltoniemi.
Kuvassa ollaan työn touhussa kick-offissa:
- Palvelut henkilöasiakkaille
- Henkilöasiakkaiden käsittelyajat
- Avioliitto ja parisuhde
- Lapsen saaminen ja adoptio
- Nimiasiat
- Muutto
- Edunvalvonta ja toisen asioiden hoitaminen
- Ulkomailla tapahtuneet elämänmuutokset
- Muutto ulkomailla
- Ulkomailla syntynyt lapsi
- Ulkomailla solmittu avioliitto
- Ulkomailla rekisteröity parisuhde
- Ulkomailla myönnetty avioero
- Ulkomailla muuttunut nimi
- Ulkomailla vahvistettu sukupuoli
- Ulkomailla tapahtunut kuolema
- Kansalaisuuden rekisteröiminen
- Suomen kansalaisuuden säilyttäminen
- Laillistamisohje
- Ulkomaisten asiakirjojen toimittaminen
- Ulkomaalaisena Suomessa
- Ulkomaalaisen rekisteröinti väestötietojärjestelmään
- Ulkomaalaisen opiskelijan rekisteröinti
- Kotikunta
- Ulkomaalaisen muutto Suomeen, Suomessa ja Suomesta
- Ohjeita Ukrainasta saapuville
- Інструкції для українців
- Erityisasiantuntijoiden ja kasvuyrittäjien pikakaista
- Työntekijän opas
- Laillistamisohje
- Ulkomaisten asiakirjojen toimittaminen
- Tarkasta omat henkilötietosi
- Todistukset väestötietojärjestelmästä
- Henkilötiedot väestötietojärjestelmässä
- Rakennus- ja huoneistotiedot väestötietojärjestelmässä
- Kuolema ja perunkirjoitus
- Vaalit ja äänioikeus
- Kansalaisaloite
- Lahjailmoituksen rekisteröinti
- Julkisen notaarin palvelut
- Kaupanvahvistus
- Kansalaisvarmenne ja sähköinen henkilöllisyys
- Digituki kansalaisille
- Suomi.fi-verkkopalvelu
- Kaikki lomakkeet
- Avoin data
- Palvelut organisaatioasiakkaille
- Varmenteet ja kortit
- Väestötietopalvelut
- Väestötietojärjestelmän ylläpito
- Maistraattirekisterien hakupalvelut
- Otteet rekistereistä
- Digiturvapalvelut
- Digituki
- Digitaalisen henkilöllisyyden uudistus
- Suomi.fi-palvelut
- Digitalisaatiota edistävät palvelut
- Julkisen notaarin palvelut
- Kaupanvahvistus
- Vihkimisoikeus
- Ohjeet hyvinvointialueille
- Finnish Authenticator -tunnistuspalvelu
- Avoin data
- Verkkoasiointi
- Tietoa virastosta
- Digi- ja väestötietovirasto
- Meille töihin
- Asioi sähköisesti
- Yhteystiedot
- Ajankohtaista
- Yleistiedoksiannot ja kuulutukset
- Automaattinen ratkaisumenettely
- Laatupolitiikka
- Asiakkaiden yhdenvertaisuussuunnitelma
- Tietosuoja
- Medialle
- Esitteet ja julkaisut
- Väestötietojärjestelmä
- Hankkeet
- Ennakointi ja tutkimusyhteistyö