Viskari leder modigt Befolkningsregistercentralen in i framtiden

Befolkningsregistercentralens nya överdirektör Janne Viskari inledde sin uppgift i november 2017. Viskari kom till Befolkningsregistercentralen via KaPA-programmet, som startade 2014 och för vars genomförande han ansvarade.

De tidigare överdirektörernas tjänstekarriärer vid Befolkningsregistercentralen har varit långa, men Viskari upplever att hans kortare erfarenhet är en fördel: "Jag tycker att det ger mig frihet att utveckla i synnerhet ledarskapet. Jag har ingen djup erfarenhet av substansen inom befolkningsdataförvaltningen, och det är inte heller nödvändigt för en direktör." Viskari hoppas att han kan åstadkomma en förändring i huset, så att beslutsmakten överförs till handläggarna. Då skulle inte alla beslut behöva varvas via linjeorganisationen. "Direktörerna och cheferna sitter inte på all expertis", konstaterar Viskari.

Hur ser den Befolkningsregistercentral då ut som Viskari för några månader sedan tog över för att lotsa. "En bra Befolkningsregistercentral, en sådan som har lyckats med sin verksamhet. Ett bevis på detta är att vi har fått många nya uppgifter. Man litar helt klart på oss. Det berättar också att vår grundläggande verksamhet är bra", summerar Viskari.

Befolkningsregistercentralens uppgiftsområde förändras

När man funderar på framtiden är förändring starkt närvarande. Befolkningsregistercentralens verksamhet kommer att förändras. Ett tecken på detta är också de åtskilliga nya uppgifter som överfördes till Befolkningscentralen i början av 2018. Även om Befolkningsregistercentralens bekanta uppgifter, såsom upprätthållande av certifikat och befolkningsdatasystemet, kommer att få en mindre relativ andel, blir de ändå inte mindre betydelsefulla. Viskari betonar att de fortsättningsvis måste skötas lika bra som förut.

De nya uppgifterna kompletterar Befolkningsregistercentralens uppgiftshelhet. "Alla uppgifter utgör samma typ av digitala tjänster avsedda att användas av andra ämbetsverk och i allt högre grad också av medborgarna", påpekar Viskari. "Utgångspunkten är att de nya uppgifterna som överförs till oss ska kunna paketeras som en del av vårt servicepaket, som kan erbjudas till kunden som en helhet."

I fortsättningen kommer Befolkningsregistercentralen att i betydligt större utsträckning arbeta även direkt med medborgarna. Hur ska man svara på denna utmaning i framtiden? "Lyckligtvis överförs även ytterst gedigen sakkunskap om detta område till oss i anslutning till de nya uppgifterna. Medborgarrådgivningen vet hur medborgarnas kundtjänst ska skötas. Vi strävar efter att dra nytta av deras sakkunskap i utvecklingen av alla kundservicehelheter inom Befolkningsregistercentralen", konstaterar Viskari.

Sammanslagningen av Befolkningsregistercentralen och magistraterna sker i samarbete

Vid horisonten hägrar också sammanslagningen av Befolkningsregistercentralen och magistraterna 2020. Förändringen är stor, men nycklarna till framgång enkla: "Vi genomför detta i samarbete med magistraterna. Sammanslagningen har organiserats så att magistraterna förenas med Befolkningscentralen, dvs. vi förblir ett administrativt ämbetsverk. Det är till hjälp när arbetet inleds, eftersom bordet inte är helt tomt", säger Viskari, men betonar: "Det medför också ett stort ansvar. Vi känner delvis till magistraternas verksamhet, men inte i någon särskilt djup bemärkelse. Därför är det viktigt att de deltar aktivt i planeringen."

Uppbyggandet av det nya ämbetsverket börjar funktionsvis. Först måste vi gå igenom vilka olika funktioner som finns vid de ämbetsverk som ska förenas. Viskari anser att det nya ämbetsverket kommer att ha mycket goda möjligheter: "Vi har ett brett uppgiftsfält och ett tydligt paket. Medborgarservice har fått större betydelse och ett tankesätt med fokus på livssituationen styr organiseringen av tjänsterna."

För att medborgarna ska kunna betjänas utifrån sin livssituation bör det nya ämbetsverket samarbeta med flera olika aktörer. Som exempel använder Viskari ett nyfött barn: "Genom att sammanföra magistraternas, Befolkningsregistercentralens och FPA:s tjänster får man redan ett ganska omfattande servicepaket. Att erbjuda dessa som en enda tjänst vore ett stort steg."

När ämbetsverken sammanslås är det emellertid inte bara funktionerna som förenas, utan också arbetsgemenskaperna. Hur ska man börja skapa vi-anda i det nya ämbetsverket? "Det torde inte finnas något annat sätt än att umgås tillräckligt mycket.  Det är svårt att ordna fysiska möten ofta, eftersom vi finns på så olika ställen i Finland. Det vore också viktigt att umgås under fria former. Vi hittar säkert sätt att göra detta", tror Viskari. "Den närmaste arbetsgemenskapen, kollegorna man träffar varje dag i kafferummet, är dock alltid viktigast", konstaterar Viskari.

Det nya ämbetsverkets namn är ännu en gåta, men ämbetsverkets roll ger säkert en antydan om namnet: "Ämbetsverket är uttryckligen den aktör som verkställer digitaliseringen och som man har pratat om i många år." Namnet är inte en gåta länge till, eftersom det måste vara klart redan i februari. Ett lämpligt namn eftersöks i januari med hjälp av en namntävling som är öppen för medborgarna.

Digitaliseringen och modiga experiment leder mot framtiden

"Digitalisering är inte ICT", betonar Viskari redan från början. "Digitaliseringen är inte enbart elektroniska tjänster, utan det är fråga om hur tjänsterna ska ordnas på ett sätt som är vettigt för användaren." Detta innebär att tjänsten och dess bakgrundsprocesser är smidiga och digitala. Ur användarens synvinkel kan kanalerna för att använda tjänsten vara många, allt från att uträtta ärenden över disk till att använda en dator.

Viskari anser att hans föregångare Luntiala och Krohns redan har gjort ett betydande arbete för att få de uppgifter som nu överförs till Befolkningsregistercentralen.  "De har varit aktiva vid de bord där det har diskuterats hur det lönar sig att genomföra digitaliseringen. De har övertygat de andra parterna om att Befolkningsregistercentralen är villig att sköta dessa uppgifter. Genom vår verksamhet har vi också visat att vi klarar av det", konstaterar Viskari.

Ur Befolkningsregistercentralens strategi vill Viskari lyfta fram ordet mod. "Vid vårt ämbetsverk vågar vi pröva på saker fördomsfritt och fundera över hur man kunde göra saker på ett förnuftigare sätt. Allt behöver inte alltid förlöpa enligt den officiella processen. Ett exempel på detta är när ansökningar om sommararbete vid Befolkningsregistercentralen togs emot via Twitter för några år sedan. All verksamhet behöver inte vara stöpt i samma form", säger Viskari.

Denna bonusartikel är publicerad som en del av Befolkningsregistercentralens Finland 100 -serien. Från juli till december 2017 publicerade vi en text i samband med temat varje månad.